Slack導入企業は必須！利用ガイドラインをつくりました
こんにちは、コインチェックサービス運用開発部業務改善グループの鳥山です。
この度コインチェックでは業務効率向上を目的として、Slackの利用ガイドラインの改訂を行いました。自社のSlack運用やコミュニケーションに課題を感じている方の参考になれば幸いです。
仕事の1/3は〇〇時間！良い〇〇で健康的な毎日を送るにはどうすればいいの？
突然ですが皆さん、自分のSlackないし、Teams等の社内チャットの1日の中での使用時間を見たことはありますか？
Windows派の皆さんにはごめんなさいですが、実はMacにはスクリーンタイムという便利な機能がありまして、自分がどのアプリケーションにどれぐらい時間を使っているかを見ることができるんです。
試しに自分の使用時間を見てみたら、とある1日には3時間30分もSlackを使っていました。
あの長編映画タイタニックが3時間16分ですから、それを超える長さということで、ものすごい時間ですね。Z世代の皆さんには、最近上映中のアバター2の方が伝わるかも知れません。こちらは3時間12分です。
読者の皆様におかれましても、この記事の感想とともに、ご自身のチャットツールの利用時間を、"@coincheck_hr"を添えてTwitterにて投稿いただけると幸いです。コインチェック社員から感謝のいいね！やリツイートをさせていただきます。
さて、睡眠は人生の1/3を占めているから、睡眠の質の改善が必要です！という謳い文句は、ここ数年の睡眠の質改善ブームで聞き慣れたものになりました。そこで効率厨の私としては、上記のスクリーンタイムのデータから、コインチェックで業務時間の1/3以上を占めているSlackのEX(Employee Experience)改善が急務だと考え、急遽Slackにて、Slack改善の必要性を呼びかけました。
その結果として、私と志を共にする社内の選りすぐりの効率厨5人が集まり、Slack改善プロジェクトが始動することになったのです。
一般論ですが、こういった社内ツールの利用ルール最適化などの業務改善は、従業員の人数が増えるほどに、その改善インパクトが大きくなっていきます。
単純計算でも、「社員の人数 x 1人あたりの平均Slack利用時間の削減」の効果があります。さらにコミュニケーションという単に社員から任意の2人の組み合わせを選ぶことを考えるだけでも、「社員数 x （社員数 - 1） / 2」という、社員数の2乗に比例する組み合わせ数だけパスが発生しうるテーマにおいては、その方法に適切な制約を加えることで、劇的な業務効率化効果が得られると考えています。
本記事では、このような背景で始まったSlack改善プロジェクトについて、コインチェックのSlackで実際に起こっていた問題とその解決策考案〜社内周知・実行にいたるまでの過程を概観します。読者の皆様におかれましても、本記事の内容を自社の業務改善に活かしていただけると、プロジェクトメンバー一同、大変嬉しいです。
アプローチ
①社内業務効率化を担当する業務改善グループを中心にプロジェクトを組成しました。プロジェクトメンバーはエンジニア組織を統括するCTO室、人事部、社内システムを提供するシステム運用管理部から1人ずつです。
②プロジェクトメンバーでSlackの利用で課題に感じていることのブレストを実施しました。課題に対する打ち手については他社の好事例を大いに参考にさせていただきました。課題と打ち手の中で即効性の高いものを5〜6に絞り今回リリースすることとし、四半期ベースで段階的な改善を行っていくことに決定しました。
③②で検討した課題について社員全員にアンケートを展開し、課題感のズレがないことを確認しました。この結果は今後の改善の指標としてトレースしていく予定です。
④アンケート結果に照らして打ち手を修正して新たなガイドラインを作成しました。
⑤全社員が集まる全体会で、新ガイドラインの内容の発表を行い、2週間の意見受付期間を設けることにしました。その後Fix版のガイドラインを社内に案内して、2023年4月から施行となります。
ガイドラインの内容
ToDoチャンネルの作成
これまで、情報機器の棚卸し業務やコンプラ関連の研修対応など、必須で対応が必要となるタスクはそれぞれのチャネルで@channelメンションなどを利用して行われていました。これにより、特にリーダー層はメンバーへのリマインドに多くの工数・アテンションを取られてしまい、業務効率が下がっていました。
このような状況を踏まえて、取りまとめなどの対応依頼タスクには、チャンネル名を #todo -MMDD(期日)-XXXXX とし、対応が必要なメンバー全員を招待して対応することにしました。対応事項が完了した参加者は、チャンネルから退出します。チャンネル管理者は、チャンネル参加者が0になるまで、@channelメンションでリマインドを行います。
また、ToDoチャンネルには、タスクの概要や期限、担当者などを明記し、進捗状況を共有することとしました。
SmartHRさんをベンチマークしました↓
@channelの推奨
全体周知には、チャンネルに参加しているメンバーに通知する@channelを推奨することとしました。これは、@hereを利用すると自分が不在の際に通知を見落としてしまうという声が複数上がったためです。
一方で、@channelを利用して全員に通知を出すことには抵抗感があるという声も多かったため、即時の周知が必要ない場合は、サイレントメンション方式の利用を推奨することにしました。この方法を使うと、通知は飛ばずにバッジだけが表示されるため、他のメンバーの邪魔をしません。
サイレントメンション方式は、以下のように実施します。
チャンネルに投稿する
編集モードで、@channelをつけて保存する
これにより、不必要な通知を減らすことが期待できると考えております。
ゆめみさんをベンチマークしました↓
勤務時間外のメンション
これまでコインチェックでは、業務時間外や休暇中のメンションは、気遣いからスラッシュを用いたエスケープなどを利用する傾向がありました。
例： @/Yamada_Taro
しかし、今回は業務時間外にも、相手が確実に通知を受け取る必要がある場合は、直接メンションを飛ばすことを推奨する旨を明記しました。見落としによる重要情報の伝達漏れなどが生じる懸念があり、実際メンバーの皆さんも時間外でもメンションが欲しいという方が多かったためです。
なお、受信者は業務時間外に通知をオフにするなどで対処することも同時に推奨しています。
ステータスのプロフィール設定
コミュニケーション相手が休暇取得中である場合、レスポンスに対する期待速度の調整が必要になる時があります。現状、SlackのステータスやGoogleカレンダーの勤怠表示を徹底できていないため、今回は自分のステータスを相手に効率的に伝えるために、表示名で休暇中である旨を明記してもらうことにしました。
例： @Yamada_Taro（3/22から3/28休暇）
また、コインチェックは指名表記をローマ字に統一しているため、新規メンバーが増えてくるとコミュニケーション時に社員名簿を利用して相手の漢字名を調べなければならない場合が発生していました。そのため、今回Title（役職・担当）に漢字氏名と所属部署を記載することとしました。
さいごに
いかがでしたか。コインチェックの業務改善の取り組みはまだまだ始まったばかりですが、同じように努力を重ねられているであろう皆さんの参考になれば幸いです。
Slackのコミュニケーションルールも、冒頭で申し上げたとおり四半期で見直しをかけますので、実際これらのルールがワークしたのかを、次回お伝えできればと思います。
また、コインチェックでは会社全体の生産性について主体的に考えて改善していく意思と能力を持っている方のご応募を、随時募集しています！社内で業務の生産性に対して特に興味関心が高いメンバーで集まり進めた本プロジェクトですが、インターネット上の数多のエンタメコンテンツを通り過ぎて、このようなエンタメ性が限りなくゼロに近い記事にたどり着き、さらには最後まで記事を読んでくれたあなたは、私達よりもさらに高い生産性への意識と改善能力を兼ね備えていることを確信しています。
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